学员实践案例：辅导下属梳理效能提升工作

-教练人-  黄钰香

-被教练人- yfc

-时间- 2019.8.20  14：00 – 14：30

-地点- 小会议室

-部门- 杭州开发五部

-背景描述- 同业有影响，效能有提升座谈会后，要对部门流程上一些不顺畅的点做一些效能提升

 

 

教练内容

 

G聚焦目标

 

A：最近部门在做整体效能提升的一些座谈意见收集，我们作为职能组，也需要想想有哪些可以提升的。

B：嗯，最近我也在思考，怎么提升部门外源的工作效率。

A：那有什么想法吗？

B：有的。

A：非常好，那我们来聊聊吧，有什么想法。

B：目前外源入场后到可开始编码的时间很长，我在考虑有什么办法可以缩短这个时效。

A：那你觉得可以缩短到什么时间是比较合适的？

B：1-2天内完成各类装机工作，入部门次日完成可开展编码的条件。

A：那这个目标实现后意味着什么？

 

B：意味着我们外源的入场后效能大大提升。

 

R了解现状

 

A：那我们来看看现在的外源入场情况是怎么样的吧？

B：好的。

A：现在外源入场一般到可编码大概要多久？

B：1周。

A：那你觉得造成现状与我们目标之间差距的原因在哪呢？

B：外源需要开通很多权限，搭建环境的时候经常遇到困难。

A：还有呢?

B：现在我们的外源进来后各组没有专门的外源对接人，有时候碰到问题外源不知道该找谁，老员工谁都看上去很忙。

A：嗯，的确是，那还有其他的原因吗?

B：各类流程上串行比较严重，一个环节卡住了可能会影响好久。

A：嗯，那还有你觉得可以改进的点吗？

B：部门没有一个整体明确的流程，让外源入场一站式可参考的内容。

A：这个承认，我也觉得这个很不方便，那还有其他的吗？

B：暂时想到的就这些。

 

 

O探索方案

 

A：好的，那针对上面分析的原因，我们有哪些改善措施呢？

B：首先要制定我们部门的新人入场指引，然后每个环节都有对应的可以找的责任人。新人入场后该怎么做都可以从这个入口进去找到对应的操作步骤。

A：嗯，这个是一项很重要的工作，还有呢？

B：新人入我们部门前要完成对他工作相关全量防火墙和位置IP端口的权限开通，这个需要各组配置管理员协调。

A：嗯，那这个需要各应用管理员先维护好全量应用清单。那其他的呢？

B：每个组都要由外源入场对接牵头人，以及给每个新入场的外源要分配一个导师，进行适当指导。

A：那对于解决目标串行比较严重的问题，有什么建议吗？

B：目前流程上要做些改进，建议外源入场申请提交后，有了外源IP这些人员虽然还没入场，但是相关的权限工作都可以集中开通起来了。把很多原来入部门后要做的事情提前放到人员还未入场前就完成。

A：嗯，我觉得非常好，那你觉得通过努力，我们有希望实现外源入部门次日可编码目标吗？

B：我觉得还是非常有希望的。

 

W强化意愿

 

A：通过这样的谈话，你有什么样的收获和启发？

B：我觉得我们在提升效能上只要多想还是能发现一些点的，通过这次谈话，我觉得接下去有很多相关工作可以去做了。

A：好的，那么你觉得你可以在这件事情上做哪些努力?

B：牵头梳理新人入场指引，引导各应用配置管理员梳理应用内的存量防火墙清单包括组内员工IP台账登记、部门社区落实各环节的牵头人维护。

A：非常好，那你觉得后续我们多久沟通下进展？

B：建议2周后吧，如果中间有碰到什么困难，我会实时找你沟通的。

A：好的，那我们一周后再谈谈进度和效果，你就放手去做吧。

B：好的。

 

对谈话的反馈

 

 

对方的反馈：

思路比较清晰，自己想表达的内容也能比较清楚的表达完整。

 

我的反馈： 

1、 我更容易变成一位倾听者，引导员工主动说出自己的想法，减少我自己的意愿先强加在别人身上。

2、 互动比较好。

 

教练导师点评

 

 

黄钰香的这个案例，符合GROW的基本流程。帮助了被指导者理清了思路，并且对话过程中有几个亮点：在了解现状部分，连续问了4个引导式的提问，帮助被指导者理清思路，并且呢，每一次都不是机械的问“还有呢？”，而是先对被指导者进行了认可和肯定，再转化成自己的语言来进行提问，这对于建立双方的亲和感和信任感是非常有效的，从而可以让被指导者敞开心扉。在强化意愿部分，帮助被指导者梳理了接下来的工作，并且约定了下一次沟通的时间。丛教练的角度来看，辅导者已经很自然的进入的了一种教练状态，这点是非常值得认可的。

 

如果说还有要提升的部分：

第一个就是在聚焦目标部分可以再深挖一些，SMART目标拿的不够清晰，要提高效率，关于什么的效率，提高到什么程度，怎么去衡量效率提升了，在多少时间内实现模板，就这个部分在聚焦目标的时候没有拿到。

 

第二个就是了解现状的部分，他更多问的是响效率的原因。这个是一个面向过去的思考，就我们探索影响因素的时候，更多的要引导他去看目标的实现，比如说未来，我们的效率提升跟哪些因素有关？这样容易启发对方思考，如果能够探索出更多的这个影响因素的话，后面的解决方案就可以更加深入有效。

 

最后值得提醒的小问题就是在提问的时候要注意一下，比如“那还有其他的原因吗?”可以改成“还有其他哪些原因呢？”。“那还有你觉得可以改进的点吗？”可以改成“除了这些，你觉得还有哪些可以改进的部分呢？”最后在强化意愿部分，还可以问一下如果达成了目标，会给自己什么样的奖励。

 

教练学员请关注：

教练式管理提升项目下一阶段的深度集训班，即将进入学员选拔环节，请前期学员抓紧时间完成实践演练并提交案例。学员选拔将参考案例完成情况及质量、个人意愿度及特质、所在团队的符合度。